在数字化浪潮汹涌澎湃的当下,会展行业正经历着深刻的变革与重塑。慧展场馆运营数字化方案宛如一颗璀璨的明珠,以其先进的理念、丰富的功能和卓越的性能,为场馆运营注入了强大的活力与生机,引领着场馆迈向智慧化、高效化、可持续发展的全新征程。
慧展场馆运营数字化平台的技术架构犹如一座精心构建的摩天大厦,坚实而稳固。其面向服务的架构(SOA),恰似大厦的钢梁框架,将场馆运营的繁杂业务拆分成一个个独立却又相互关联的服务模块。这些模块如同精密的齿轮,各自运转却又紧密咬合,能够根据不同的业务场景灵活组合,高效应对场馆运营中多样化的需求。
支撑组件体系则像是大厦的基石与墙体,保障了整个系统的稳定运行。从数据的存储与管理,到业务逻辑的严谨执行,再到用户界面的友好呈现,每一个环节都经过精心设计与优化。在这一架构中,统一身份认证技术如同一把坚固的门锁,确保只有合法授权的用户才能进入相应的 “房间”,获取所需的信息和操作权限,为平台的数据安全和隐私保护筑起了一道坚实的防线。
慧展低代码平台的运用,更是为这座大厦的建设提供了高效的 “建筑工具”。开发人员凭借这一平台,如同经验丰富的工匠,能够以更少的代码量、更短的时间,搭建出功能完备的应用程序。这不仅加快了平台的开发进程,降低了开发成本,还使得系统具备了更好的可维护性和扩展性。业务人员与技术人员能够在这个低代码的 “施工现场” 紧密协作,将业务需求精准地转化为系统功能,确保平台从诞生之初就紧密贴合场馆运营的实际情况。
清晰明确的技术构架与功能组成,使得平台的每一层级、每一个模块都各司其职,又协同共进。数据层如大厦的地下室,默默存储着海量的场馆运营数据;业务逻辑层则像大厦的中间楼层,将各种业务规则和流程有条不紊地执行;表示层宛如大厦的外观与内饰,为用户提供直观、便捷、舒适的交互体验。各个功能系统相互交织,共同编织出一张严密而高效的场馆运营数字化网络,为实现 “用户统一、数据统一、信息统一、资源统一” 的宏伟目标奠定了坚实的基础。
-
注册与预订管理:这一板块是场馆业务的 “入口大厅”,负责迎接每一位潜在客户。注册管理如同严谨的门卫,仔细核实每一位访客的身份信息,确保其真实性和完整性。而场馆预订则像一位贴心的向导,为客户展示场馆丰富多样的场地资源,通过直观的界面和便捷的操作,让客户轻松选定心仪的场地,并完成预订流程。活动排期与展会管理如同智慧的调度员,将场馆的时间与空间资源进行合理分配,确保各类活动和展会在最合适的时间和地点有序开展,避免资源冲突,实现效益最大化。
-
资源与订单管理:资源租赁管理如同一个琳琅满目的 “资源超市”,场馆内的设备、道具、家具等资源一应俱全,客户可以根据自己的需求自由挑选并租赁。排期管理则像一位精准的时钟,确保资源的使用时间安排得恰到好处,不浪费每一分宝贵的资源。订单管理是整个业务流程的 “订单中心”,无论是场地预订订单、资源租赁订单还是服务订单,都在这里汇聚、流转和处理。客户可以随时查看订单的状态,如同追踪快递包裹一样便捷,而场馆运营方则能对订单进行全面的审核、处理和跟踪,确保每一笔订单都能顺利交付。
-
合同与支付管理:合同管理是业务往来的 “法律契约库”,根据不同的业务类型生成规范的合同模板,从场地租赁合同到服务合同,每一个条款都清晰明确,保障双方的合法权益。电子签名功能的加入,让合同签署如同线上购物付款一样便捷高效。支付管理则与各大支付渠道紧密合作,为客户提供多种支付方式的 “支付通道”,无论是支付宝、微信支付还是银联支付,都能轻松应对,确保资金安全、快速地流转,让交易顺利完成。
-
供应商与证件管理:供应商管理是场馆运营的 “后勤保障团队”,对各类供应商进行严格筛选和精细管理,确保提供的产品和服务质量可靠、价格合理。证件管理则像一位严格的门禁卫士,为场馆内的各类活动制作和发放相应的证件,从参展商证到工作人员证,每一张证件都经过严格审核和精准发放,同时对证件的使用情况进行实时监控,确保场馆活动的安全有序。
-
招展招商与会务管理:招展招商管理是展会成功举办的 “招商先锋”,为主办方提供强大的招商工具和平台,帮助其制定精准的招商策略,吸引更多优质的参展商和合作伙伴。会务管理则像一位细致的活动策划师,从会议议程的精心安排,到会议室的合理调配,再到参会人员的周到服务,每一个环节都精心打磨,确保会议活动顺利进行,让每一位参会者都能享受到高品质的会务体验。
-
票务与客户关系管理:票务管理是展会活动的 “售票窗口”,支持多种门票类型和灵活的价格策略,让观众能够方便快捷地购买门票,同时提供精准的票务销售统计和分析,为主办方提供决策依据。客户关系管理则是场馆运营的 “情感纽带”,通过收集和分析客户信息,对客户进行分类管理和个性化服务,如同一位贴心的老友,时刻关注客户的需求和反馈,不断提升客户满意度和忠诚度,为场馆的长期发展积累宝贵的客户资源。
-
数据分析管理:这是场馆运营的 “智慧大脑”,收集和整合场馆运营中的各类数据,运用先进的数据分析算法和工具,如同一位睿智的分析师,对数据进行深度挖掘和解读。从场地利用率到收入情况,从客户行为到市场趋势,每一个数据背后的信息都被精准提取,生成直观的报表和可视化图表,为场馆运营决策提供有力的数据支持,帮助运营方洞察市场规律,发现潜在问题,及时调整策略,实现科学管理和精准运营。
会展业务管理系统是为展会活动量身定制的 “专属引擎”,与场馆业务管理系统紧密配合,共同推动展会的顺利开展。展商信息管理如同展会的 “参展商名录”,详细记录着每一位参展商的基本信息和产品特色,为主办方和场馆运营方提供全面的展商资料,便于更好地服务展商,安排展位,促进展会的商业交流与合作。
资源服务租赁是展商的 “服务百宝箱”,满足他们在展会期间的各种个性化需求,从展位搭建到设备租赁,从广告位预订到现场服务,展商可以在这里一站式获取所需的资源和服务,让参展过程更加轻松便捷。展会管理则是整个展会的 “总指挥官”,协助主办方对展会的筹备、宣传、现场运营和后续总结等各个环节进行精细化管理,确保展会按照预定计划顺利推进,达到预期的效果。
合同管理、订单管理和支付管理与场馆业务管理系统中的相应功能相互呼应,形成一个完整的业务闭环,保障展会业务中的合同签订、订单处理和资金支付等流程的规范化和高效化。结算管理则在展会结束后,对各方的费用进行精确核算和合理分配,确保每一笔账目都清晰明了,让主办方、场馆运营方和参展商之间的合作更加公平、透明、和谐。
-
外部门户官网:官网是场馆的 “线上名片”,以精美的设计和丰富的内容,向外界展示场馆的独特魅力和强大实力。它是一个信息丰富的 “宣传展厅”,展示着场馆的设施设备、成功举办的展会案例、优质的服务能力等,吸引着潜在客户和合作伙伴的目光。同时,也是一个及时更新的 “资讯发布台”,工作人员在这里发布场馆的最新动态、展会信息、行业新闻等,让公众能够第一时间了解场馆的活动安排和行业趋势。
服务入口的设置,让不同类型的用户能够轻松找到自己所需的服务,如同进入一个便捷的 “服务超市”。参展商可以在这里完成展会报名、展位预订和服务申请等操作;观众可以查询展会详情、购买门票;主办方可以了解场馆资源并提交场地租赁申请。而权限管理则像一位严谨的 “网站管家”,确保网站内容的安全性和准确性,只有经过授权的管理员才能对网站模块和信息进行修改和更新,为用户提供一个可靠、稳定的信息平台。
2. 外部门户 APP / 小程序:移动端应用是场馆的 “掌上服务助手”,依托于外部门户官网,为用户提供更加便捷、高效的服务体验。无论用户身处何地,只需轻轻一点手机,就能随时随地访问场馆的相关信息和服务。其功能模块丰富多样,如同一个功能齐全的 “掌上工具箱”。
首页展示着最重要的信息和热门服务,让用户一目了然;服务窗口提供各类业务服务的快捷入口,方便用户快速办理业务;公告公示及时发布重要通知和公告,确保用户不会错过任何关键信息;新闻中心推送最新的行业新闻和场馆动态,让用户时刻掌握行业脉搏;党建工作宣传党建相关内容,展现场馆的社会责任和文化内涵;展馆信息详细介绍场馆的布局和设施,让用户仿佛身临其境;展会排期提供展会的详细时间安排和活动信息,方便用户提前规划行程;网上看馆通过虚拟现实或全景展示等技术,让用户足不出户就能参观场馆;用户中心则像用户的 “个人管家”,管理着用户的个人信息、订单记录、收藏夹等,让用户能够轻松管理自己的账户和业务。
内部门户是公司内部员工的 “工作乐园”,将各个部门的工作有机地整合在一起,形成一个高效协同的工作环境。它如同一个便捷的 “信息枢纽”,员工可以在这里快速访问与自己工作相关的系统和功能,如 OA 系统、财务系统、业务管理系统等,无需在多个系统之间来回切换,节省了大量的时间和精力,提高了工作效率。
系统集成功能让 OA 系统与财务系统实现了无缝对接,如同打通了工作流程中的 “任督二脉”。业务流程与办公流程紧密结合,业务数据与财务数据实时交互,员工可以在内部门户中轻松完成费用报销申请,审批流程自动流转到财务系统,审批结果也能及时反馈给员工。同时,业务系统中的数据能够自动生成财务报表,为财务管理提供准确的数据支持,实现了业财一体化管理,让公司的运营更加顺畅、高效。
通过内部门户,领导可以像一位高瞻远瞩的 “指挥官”,实时了解公司的运营情况,查看各类报表和数据分析结果,进行决策审批等操作,掌控公司发展的方向;员工则能够专注于自己的工作任务,如查看工作安排、提交工作报告、参与项目协作等,如同在一个和谐有序的 “工作车间” 里,高效地完成自己的本职工作,共同推动公司的发展。
内部管理 APP 是场馆运营管理人员的 “移动办公室”,将多个系统的功能整合在一个小小的手机应用中,为管理人员提供了极大的便利。它就像一个随身携带的 “万能工具箱”,让管理人员能够随时随地进行场馆运营管理工作。
场馆预定的审核、现场订单的处理、物流车辆的调度、门禁证件的制作和管理、餐饮服务的安排等工作,都可以通过手机轻松完成。在展会现场,管理人员无需再回到办公室,只需打开手机 APP,就能快速为参展商办理证件,安排物流车辆的进出,处理现场的突发订单,如同一位 “移动指挥官”,灵活应对各种现场情况,确保展会活动的顺利进行。
综合 BI 系统在 APP 中的应用,让管理人员能够实时查看场馆运营的关键数据指标,如同拥有一个 “数据仪表盘”。通过直观的数据分析图表和报表,管理人员可以快速了解场地利用率、收入情况、客户流量等重要信息,为决策提供有力依据。这些数据就像场馆运营的 “晴雨表”,帮助管理人员及时发现问题、调整策略,优化场馆运营管理,提升场馆的经济效益和社会效益。
门禁制证、人证、车证系统是场馆的 “安全卫士”,为场馆的人员和车辆出入管理提供了严格而高效的保障。系统具备快速制证能力,如同一位 “证件制作大师”,能够在现场迅速为场馆日常管理及布撤展等活动制作多种规格的证件,无论是参展商证、工作人员证还是车辆通行证,都能精准制作,实现 “一人一证”、“一车一证” 的精细化管理。
出入控制功能则像一位 “严格的门禁看守”,通过先进的门禁设备对证件进行扫描验证,只有持有有效证件的人员和车辆才能进入场馆,同时记录人员和车辆的出入时间、地点等信息,便于进行人员轨迹追踪和安全管理,确保场馆内的人员和财产安全。
财务管理功能是系统的 “财务管家”,集中式收费确保了证件制作费用、停车费用等的统一收取,系统自动计算费用并生成票据,支持多种支付方式,如同一个便捷的 “收银台”。统一票据打印和核心业务主管审批机制,保证了财务流程的规范性和准确性,现金账目分离则提高了资金管理的安全性,让场馆的财务管理更加严谨、有序。
现场订单服务管理系统是参展商和搭建商的 “即时服务站”,为他们提供了便捷的在线服务申请和物品租赁渠道。在这里,参展商和搭建商可以像在 “网上商城” 一样,轻松浏览和选择各类服务和物品,如展位搭建、设备租赁、清洁服务、餐饮服务以及展具、家具、电器等物品租赁。
系统根据用户的选择自动生成订单,订单信息详细准确,如同一份清晰的 “购物清单”,包括服务内容、物品清单、价格、支付方式等。用户可以在线完成支付操作,支付成功后订单状态自动更新,方便用户和场馆运营方进行跟踪和管理,确保服务和物品能够及时、准确地送达,满足用户的现场需求,提升用户的参展体验。
主场巡检系统是场馆的 “守护天使”,通过移动端设备为巡检人员提供了高效、便捷的巡检工具。巡检人员如同场馆的 “巡逻卫士”,手持手机按照预设的巡检路线和任务,对场馆的各个区域、设施设备、展位等进行仔细检查,一旦发现问题,如设备故障、安全隐患、环境卫生问题等,就可以立即通过手机拍照上传,如同 “现场直播” 一样将问题实时反馈给相关部门,确保问题能够得到及时处理。
对于违反场馆规定或安全要求的行为,巡检人员可以通过拍照上传的方式进行记录,系统自动生成违规报告,通知相关责任人员进行处理,如同一位 “公正的裁判”,维护场馆的正常秩序。系统的自定义违规条款功能和黑名单管理功能,让场馆可以根据自身的管理要求灵活设置违规标准,对多次违规的人员或单位进行限制和管理,进一步提升场馆的管理水平,确保场馆设施设备的正常运行,保障展会活动的安全和顺利进行。
智慧营销协同服务是场馆和会展主办方的 “营销智囊团”,为他们提供了一个全面、高效的营销宣传平台。营销内容管理如同一个 “创意工厂”,场馆和主办方可以在这里创建、编辑、审核和发布各类营销宣传内容,从精美的展会宣传海报到生动的活动视频,从详实的新闻稿件到吸引人的推广文案,每一个营销素材都经过精心策划和制作,同时支持对营销内容的分类管理、版本控制和多语言支持,方便根据不同的目标受众和营销渠道进行个性化定制,如同为不同的客户量身定制 “营销套餐”。
客户匹配功能则像一位 “精准的营销大师”,运用大数据分析和人工智能算法,对潜在客户进行深入分析和精准画像,根据客户的兴趣爱好、行为习惯、行业属性等特征,将合适的营销宣传内容精准推送给目标客户,如同将 “对的产品卖给对的人”,提高营销效果,降低营销成本,提升场馆和展会的知名度和影响力,吸引更多的客户参与到展会活动中来,为场馆和主办方创造更大的商业价值。
慧展场馆运营数字化方案的实施,为场馆运营带来了全方位的价值提升。在效率方面,通过自动化的业务流程和便捷的移动办公功能,大大缩短了业务处理时间,提高了工作效率。例如,场馆预订和订单处理的时间从原来的数天缩短到了几分钟,让客户能够更快地获得服务响应,也让场馆运营方能够在更短的时间内完成更多的业务量。
在服务质量上,客户可以通过线上平台方便地获取各类信息和服务,从展会报名到现场服务申请,从门票购买到餐饮预订,每一个环节都更加便捷、高效、个性化。同时,系统的数据分析功能能够帮助场馆运营方更好地了解客户需求,提供更贴心的服务,如根据客户的历史订单和浏览记录,为客户推荐相关的展会和服务,提升客户满意度和忠诚度。
从经济效益来看,精准的营销协同服务和高效的资源管理,能够提高场馆的利用率和收入水平。通过大数据分析精准定位目标客户,提高营销活动的转化率,增加展会的参展商和观众数量;合理的资源排期和租赁管理,减少资源闲置浪费,提高资源的经济效益。同时,降低运营成本也是数字化方案的重要价值体现,自动化的流程减少了人工干预,降低了人力成本;精准的数据分析帮助场馆优化采购和运营决策,避免不必要的开支,实现降本增效。
在安全管理方面,门禁制证和巡检系统的应用,为场馆提供了更加严格和可靠的安全保障。通过对人员和车辆的精准管控,以及对场馆设施设备的实时巡检,及时发现和排除安全隐患,确保展会活动的安全有序进行。例如,在某大型展会期间,门禁系统共识别并阻止了数十起无证人员试图进入场馆的情况,巡检系统及时发现并处理了多起设备故障隐患,有效保障了展会的顺利开展,避免了潜在的安全事故和经济损失。
此外,慧展场馆运营数字化方案还在可持续发展方面发挥着积极作用。通过优化资源配置和提高能源利用效率,减少了场馆运营对环境的影响。例如,精准的资源排期使得场馆内的照明、空调等设备能够根据实际使用情况进行智能调控,避免了能源的浪费。同时,数字化平台的应用减少了纸张的使用,降低了碳排放,符合现代社会对绿色环保的追求。
从行业影响力来看,慧展场馆运营数字化方案的成功实践,为整个会展行业树立了标杆。其先进的技术和管理理念,引领着行业的发展方向,推动其他场馆运营企业加快数字化转型的步伐。许多同行企业纷纷借鉴慧展的经验,对自身的运营管理进行优化升级,促进了整个会展行业的技术进步和服务质量提升。
展望未来,随着技术的不断发展和创新,慧展场馆运营数字化方案将继续进化和完善。人工智能、物联网、区块链等新兴技术将进一步融入其中,为场馆运营带来更多的可能性。例如,利用人工智能实现智能客服,为客户提供 24 小时不间断的咨询服务;通过物联网技术实现场馆设施设备的远程监控和智能运维,进一步提高运营效率和降低成本;借助区块链技术确保数据的安全和可信,提升交易的透明度和公正性。
慧展场馆运营数字化方案以其创新的技术架构、丰富的功能模块和卓越的价值创造能力,为场馆运营企业开启了智慧场馆新时代。它不仅提升了场馆的运营效率和服务质量,还在经济效益、安全管理、可持续发展和行业影响力等多个方面带来了显著的效益。相信在未来,慧展将继续引领会展行业的数字化变革,为推动全球会展经济的繁荣发展做出更大的贡献。