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  • HZVMS慧展场馆运营数字化全解析:构建智慧场馆新生态
    时间:2024-12-28新闻来源:慧展信息中心浏览量:609

    一、慧展场馆管理系统

    在当今数字化时代,各行各业都在积极探索数字化转型之路,会展行业也不例外。场馆作为会展活动的重要载体,其运营管理的数字化水平直接影响着会展的效率、质量和服务体验。慧展场馆运营数字化解决方案应运而生,为场馆运营企业提供了一套全面、系统且创新的管理模式,旨在通过先进的技术架构和功能丰富的系统模块,实现场馆运营的高效化、智能化和可持续发展。本文将深入剖析该解决方案的各个方面,包括其技术理念、功能组成、系统能力以及对场馆运营的深远影响。

    二、技术架构与设计理念

    (一)面向服务架构与支撑组件体系化设计

    慧展场馆运营数字化平台采用面向服务的架构(SOA),这种架构将场馆运营中的各项业务功能封装成独立的服务,这些服务可以通过网络进行调用和组合,以满足不同业务场景的需求。支撑组件体系化设计则确保了平台的各个功能模块能够相互协作、高效运行,就像一个精密的机械系统,每个组件都发挥着不可或缺的作用。通过这种设计理念,平台能够实现高度的灵活性和可扩展性,便于根据场馆运营的不断变化和发展进行功能升级和优化。

    (二)综合运用关键技术

    1. 应用框架与基础构件:利用成熟的应用框架和基础构件,为平台的搭建提供了坚实的基础,减少了开发工作量,提高了系统的稳定性和可靠性。这些框架和构件经过了实践的检验,能够快速构建出功能强大、性能优越的应用系统。
    2. 统一身份认证技术:确保了平台用户身份的唯一性和安全性。无论是场馆工作人员、主办方、参展商还是观众,在登录平台时都需要经过严格的身份认证,只有合法授权的用户才能访问相应的功能模块和数据资源,有效防止了信息泄露和非法操作。

    (三)基于慧展低代码平台研发

    慧展低代码平台在该解决方案中发挥了重要作用。它允许开发人员通过少量的代码编写甚至无需编写大量代码,就能快速构建出满足场馆运营需求的应用程序。这大大缩短了开发周期,降低了开发成本,同时也提高了系统的可维护性。低代码平台的可视化开发环境使得业务人员和技术人员能够更加紧密地合作,业务人员可以更直观地参与到系统的设计和开发过程中,确保系统功能与实际业务需求的高度契合。

    (四)明确的技术构架与功能组成

    1. 技术构架:平台的技术构架清晰地定义了各个层次之间的关系和交互方式,包括数据层、业务逻辑层和表示层等。数据层负责存储和管理场馆运营中的各类数据,业务逻辑层实现了各种业务规则和流程,而表示层则提供了用户与系统交互的界面。这种分层架构使得系统具有良好的解耦性,便于系统的开发、维护和升级。
    2. 功能组成:平台涵盖了多个功能系统,如场馆业务管理系统、会展业务管理系统、外部门户官网及移动端、内部门户、内部管理 APP 等,每个系统又包含了多个具体的业务模块,共同构成了一个完整的场馆运营数字化生态系统。这些功能模块相互关联、协同工作,能够满足场馆运营从场地预订、活动策划、客户管理到现场服务等全方位的需求。

    (五)系统能力与实现目标

    1. 系统能力:具备强大的数据处理能力、高效的业务流程自动化能力、精准的数据分析能力以及安全可靠的用户权限管理能力等。系统能够实时处理大量的场馆业务数据,如场地预订信息、订单数据、财务数据等,同时通过自动化的业务流程,减少人工干预,提高工作效率和准确性。
    2. 实现目标:致力于实现 “用户统一、数据统一、信息统一、资源统一” 的总体目标。通过统一的用户管理系统,实现用户信息的集中管理和共享,避免了用户在不同系统中重复注册和登录的麻烦;数据统一确保了各个业务系统之间的数据一致性和准确性,为数据分析和决策提供了可靠的依据;信息统一使得场馆运营中的各类信息能够及时、准确地传达给相关人员,提高了信息沟通的效率;资源统一则能够实现场馆资源的优化配置,提高资源利用率,降低运营成本。

    三、功能模块详解

    (一)场馆业务管理系统

    1. 注册管理:对场馆用户进行注册信息的收集、审核和管理,确保用户信息的真实性和完整性,为后续的业务开展奠定基础。
    2. 场馆预订:提供场馆场地的在线预订功能,展示场馆的场地布局、可用时间等信息,方便客户根据自己的需求选择合适的场地,并进行预订操作。预订过程中系统自动进行场地可用性检查,避免冲突。
    3. 活动排期:根据场地预订情况和展会活动计划,对场馆内的活动进行合理的时间安排和资源分配,确保各个活动之间的有序衔接,提高场馆的利用率。
    4. 展会管理:涵盖展会的基本信息管理、展位规划、参展商管理等功能。主办方可以在系统中创建和管理展会,包括展会名称、时间、地点、主题等信息,同时对展位进行划分和分配,管理参展商的报名、审核和展位安排等事宜。
    5. 资源租赁管理:负责场馆内各类资源的租赁业务,如设备、道具、家具等。客户可以在线查询资源的种类、数量、租赁价格等信息,并进行租赁申请和订单管理。
    6. 排期管理:与活动排期紧密相关,对场馆资源的使用时间进行精确安排,确保资源在不同活动之间的合理分配和高效利用,避免资源闲置或冲突。
    7. 订单管理:对场馆业务中的各类订单进行统一管理,包括场地预订订单、资源租赁订单、服务订单等。客户可以查看订单状态、支付信息,进行订单的修改、取消等操作,同时场馆运营方可以对订单进行审核、处理和跟踪。
    8. 合同管理:实现合同的在线起草、编辑、签署和管理。根据不同的业务类型,生成相应的合同模板,如场地租赁合同、服务合同等,确保合同条款的合法性和规范性。合同签署过程支持电子签名,提高了合同签署的效率和便捷性。
    9. 支付管理:集成多种支付方式,为客户提供便捷的在线支付渠道,支持支付宝、微信支付、银联支付等常见支付方式。同时,对支付过程进行安全管理,确保支付信息的保密性和完整性,保障交易的顺利进行。
    10. 供应商管理:对场馆运营所需的各类供应商进行信息管理,包括供应商的基本信息、供应产品或服务的种类、价格、质量评价等。通过系统可以对供应商进行筛选、评估和合作管理,确保供应商的服务质量和供应稳定性。
    11. 证件管理:负责制作和管理场馆内各类活动所需的证件,如参展商证、工作人员证、观众证等。证件管理系统可以根据活动需求定制证件模板,实现证件的在线申请、审核、制作和发放,同时对证件的使用情况进行实时监控和管理。
    12. 招展招商管理:为主办方提供招展招商的工具和平台,帮助主办方制定招展招商计划、发布招商信息、管理潜在客户和意向客户,跟踪客户的洽谈进度和合作情况,提高招展招商的效率和成功率。
    13. 会务管理:涵盖会议活动的策划、组织、安排和执行等全过程管理。包括会议议程的制定、会议室的安排、参会人员的邀请和管理、会议资料的准备和分发等功能,确保会议活动的顺利进行。
    14. 票务管理:如果场馆举办有售票的活动,票务管理系统可以实现门票的在线销售、预订、检票等功能。支持多种门票类型和价格策略的设置,同时提供门票销售统计和分析功能,为主办方提供票务决策依据。
    15. 客户关系管理:对场馆的客户进行全方位的管理,包括客户信息的收集、整理和分析,客户分类和标签管理,客户跟进和沟通记录,客户满意度调查等。通过客户关系管理系统,场馆运营方可以更好地了解客户需求,提供个性化的服务,提高客户忠诚度。
    16. 数据分析管理:收集和整合场馆运营中的各类数据,运用数据分析算法和工具,对数据进行深度挖掘和分析。生成各类报表和可视化图表,如场地利用率报表、收入报表、客户行为分析图表等,为场馆运营决策提供数据支持,帮助运营方发现问题、优化业务流程、制定营销策略。

    (二)会展业务管理系统

    1. 展商信息:收集和管理参展商的基本信息、企业资料、产品信息等,为主办方和场馆运营方提供展商的详细资料,方便进行展会策划、展位安排和客户对接等工作。
    2. 资源服务租赁:与场馆业务管理系统中的资源租赁管理类似,但更侧重于为参展商提供展会期间所需的各类服务和资源的租赁,如展位搭建服务、设备租赁、广告位租赁等,满足参展商的个性化需求。
    3. 展会管理:协助主办方对展会的整体流程进行管理,包括展会的筹备、宣传、现场运营和后续总结等环节。主办方可以在系统中设置展会的各项参数,如展会主题、时间、地点、规模等,同时对展会的各个阶段进行任务分配和进度跟踪。
    4. 合同管理:针对会展业务中的各类合同,如展位租赁合同、参展服务合同等进行管理。与场馆业务管理系统中的合同管理功能相互协作,确保合同的签订、执行和管理的规范化和标准化。
    5. 订单管理:处理参展商在展会相关业务中的订单,如展位预订订单、服务租赁订单等。提供订单的查询、修改、支付和跟踪功能,保障参展商的权益,同时方便主办方和场馆运营方对订单进行管理和统计。
    6. 支付管理:为参展商提供便捷的支付渠道,支持多种支付方式,确保参展费用的安全收取。与场馆业务管理系统的支付管理功能相融合,实现整个会展业务支付流程的统一管理。
    7. 结算管理:在展会结束后,对参展商的费用进行结算,包括展位费用、服务费用、水电费等的核算和结算处理。同时,对主办方和场馆运营方之间的费用分配和结算进行管理,确保各方利益的公平合理分配。

    (三)外部门户官网及移动端

    1. 外部门户官网
      • 宣传窗口:作为会展中心对外宣传的重要渠道,展示场馆的基本信息、设施设备、举办过的成功展会案例、服务能力等,吸引潜在客户和合作伙伴。通过精美的页面设计和丰富的内容展示,提升场馆的品牌形象和知名度。
      • 资讯发布:工作人员可以及时发布场馆的最新资讯、展会动态、行业新闻等信息,让公众了解场馆的活动安排和行业动态。同时,支持资讯的分类管理和搜索功能,方便用户快速找到感兴趣的内容。
      • 服务入口:为不同类型的用户提供相应的服务入口,如参展商可以通过入口进行展会报名、展位预订、服务申请等操作;观众可以查询展会信息、购买门票等;主办方可以了解场馆的场地资源、提交场地租赁申请等。
      • 权限管理:网站管理员通过管理后台对网站模块和信息进行管理,包括内容的添加、修改、删除等操作。同时,为不同的操作人员设置不同的权限,确保信息的安全性和准确性,防止未经授权的操作。
    2. 外部门户 APP / 小程序
      • 便捷访问:依托于外部门户官网,为用户提供更加便捷的移动端访问方式。用户可以随时随地通过手机或平板电脑访问场馆的相关信息和服务,不受时间和空间的限制。
      • 功能模块:总体栏目架构划分为首页、服务窗口、公告公示、新闻中心、党建工作、展馆信息、展会排期、网上看馆、用户中心等。首页展示重要信息和热门服务;服务窗口提供各类业务服务入口;公告公示发布重要通知和公告;新闻中心推送最新的行业新闻和场馆动态;党建工作宣传党建相关内容;展馆信息介绍场馆的详细情况;展会排期提供展会的时间安排和详细信息;网上看馆通过虚拟现实或全景展示等技术让用户远程参观场馆;用户中心管理用户的个人信息、订单记录、收藏夹等。

    (四)内部门户

    1. 内部工作界面:面向公司内部用户,包括领导、各部门员工等,提供一个统一的工作平台。员工可以通过内部门户方便地访问与自己工作相关的系统和功能,如 OA 系统、财务系统、业务管理系统等,无需在多个系统之间频繁切换,提高工作效率。
    2. 系统集成:可对接 OA 系统与财务系统,实现业务流程与办公流程的无缝衔接,以及业务数据与财务数据的实时交互。例如,员工可以在内部门户中提交费用报销申请,该申请会自动流转到财务系统进行审批和处理,审批结果也会及时反馈给员工。同时,业务系统中的数据可以直接生成财务报表,为财务管理提供准确的数据支持。
    3. 统一管理:将员工的日常事务、管理活动和业务工作有机结合起来,实现统一的业财一体化管理。通过内部门户,领导可以实时了解公司的运营情况,查看各类报表和数据分析结果,进行决策审批等操作;员工可以处理自己的工作任务,如查看工作安排、提交工作报告、参与项目协作等。

    (五)内部管理 APP

    1. 整合多系统功能:移动端应用整合了场馆预定管理系统、现场订单系统、物流车辆调度系统、门禁制证(人证)系统、门禁制证(车证)系统、餐饮业务管理系统、综合 BI 系统、智慧营销管理系统、移动经营管理平台等多个系统的功能,为场馆运营管理人员提供了一站式的移动管理解决方案。
    2. 便捷移动办公:管理人员可以通过手机随时随地进行场馆预订的审核、现场订单的处理、物流车辆的调度、门禁证件的制作和管理、餐饮服务的安排等工作,大大提高了工作的灵活性和及时性。例如,在展会现场,管理人员可以通过手机快速为参展商办理证件,安排物流车辆的进出,处理现场的突发订单等。
    3. 数据洞察与决策支持:综合 BI 系统在内部管理 APP 中的应用,使得管理人员可以实时查看场馆运营的关键数据指标,如场地利用率、收入情况、客户流量等,并通过数据分析图表和报表进行直观展示。这些数据为管理人员提供了决策依据,帮助他们及时发现问题、调整策略,优化场馆运营管理。

    (六)门禁制证、人证、车证系统

    1. 快速制证:系统具备现场快速制作场馆日常管理及布撤展等多种规格证件的能力,能够根据不同的人员和车辆类型,制作相应的证件,如参展商证、工作人员证、观众证、车辆通行证等,实现 “一人一证”,“一车一证” 的精准管理。
    2. 出入控制:合理规范场馆各类人员及现场车辆的出入控制,通过门禁设备对证件进行扫描验证,只有持有有效证件的人员和车辆才能进入场馆。同时,系统可以记录人员和车辆的出入时间、地点等信息,便于进行人员轨迹追踪和安全管理。
    3. 财务管理:集中式收费功能确保了证件制作费用、停车费用等的统一收取,系统自动计算费用并生成票据,支持现金、刷卡、电子支付等多种支付方式。统一票据打印和核心业务主管审批机制,保证了财务流程的规范性和准确性,现金账目分离则提高了资金管理的安全性。

    (七)现场订单服务管理系统

    1. 在线服务申请:参展商、搭建商可以通过系统方便地在线申请各类服务,如展位搭建、设备租赁、清洁服务、餐饮服务等。系统提供详细的服务列表和服务说明,用户可以根据自己的需求选择合适的服务项目。
    2. 物品租赁管理:除了服务申请,还支持在线租赁相关物品,如展具、家具、电器等。用户可以查询物品的库存情况、租赁价格、租赁期限等信息,并进行在线预订和租赁操作。
    3. 订单生成与支付:根据用户的服务申请和物品租赁选择,系统自动生成订单,订单中包含详细的服务内容、物品清单、价格、支付方式等信息。用户可以在线完成支付操作,支付成功后订单状态自动更新,方便用户和场馆运营方进行跟踪和管理。

    (八)主场巡检系统

    1. 移动端实时巡检:巡检人员通过手机等移动设备进行现场巡检,系统根据预设的巡检路线和任务,引导巡检人员依次对场馆的各个区域、设施设备、展位等进行检查。巡检人员可以在移动设备上记录巡检发现的问题,如设备故障、安全隐患、环境卫生问题等,并拍照上传,确保问题的直观展示和准确记录。
    2. 违法拍照上传:对于发现的违反场馆规定或安全要求的行为,巡检人员可以通过拍照上传的方式进行记录,系统自动生成违规报告,通知相关责任人员进行处理。同时,系统支持对违规行为的分类管理和统计分析,为场馆管理提供数据支持,有助于制定针对性的管理措施。
    3. 提升管理水平:通过实时巡检和问题及时处理,能够有效提升主场管理水平,确保场馆设施设备的正常运行,保障展会活动的安全和顺利进行。系统的自定义违规条款功能使得场馆可以根据自身的管理要求灵活设置违规标准,黑名单管理功能则可以对多次违规的人员或单位进行限制和管理。

    (九)智慧营销协同服务

    1. 营销内容管理:提供一个集中的营销宣传内容管理平台,场馆和会展主办方可以在平台上创建、编辑、审核和发布各类营销宣传内容,如展会宣传海报、活动视频、新闻稿件、推广文案等。同时,支持对营销内容的分类管理、版本控制和多语言支持,方便根据不同的目标受众和营销渠道进行个性化定制。
    2. 客户匹配:运用大数据分析和人工智能算法,对潜在客户进行精准画像和分析,根据客户的兴趣爱好、行为习惯、行业属性等特征,将合适的营销宣传内容精准推送给目标客户。例如,对于关注科技行业的潜在客户,推送相关科技展会
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