业务描述
会展活动的管理需要以数字化理论为指导搭建数字化管理平台,此平台应采用先进设计理念及前沿技术手段,涵盖官网、微官网、微信公众号、APP、会务管理、展商管理、证件管理、电子通知管理、现场管理、接待管理、项目库管理、展览展示管理及大数据管理等,是国内领先水平的会展业数字化平台。平台统一对外宣传窗口,提供一站式全流程信息化服务,为国内外政要嘉宾、专业客商和社会公众提供实时化、智能化的综合信息服务;为搭建展商、采购往来的桥梁、保障会展活动的各项会议和展览顺利举行、推动会展产业数字化发展迈上新台阶、为活动的成功举办提供重要保障。
建设思路
在会展活动数字化的建设过程中,应紧紧围绕参会体验进行建设,做到一次规划、分布实施、优先急需。按照各功能模块对应的时间进度和工作量来安排开发建设工作。重点做好参会嘉宾参会前的体验,如注册、提醒、在线服务、接待服务分配和管理等,使展前工作尽量细化、精准,这样现场的服务质量及精细化程序就越高。展前的工作重心之一是通过数字化手段来提高工作和信息流通效率,以帮助参会者提高参观和参展效率和参与体验;其次是将各个承办机构、服务机构都统一在一个平台下,进行科学的管理和提醒监督,提高服务水平。
1. 官网PC端
门户网站作为会展活动对外宣传和服务的窗口、面向社会公众的展示平台,主要实现为会展活动发布相关资讯、新闻资讯等线上宣传工作,并为不同类型用户提供不同板块的服务入口。同时将提供网站CMS管理后台,方便网站管理员进行模块、信息的修改和替换。同时提供完善的操作权限管理,为不同的操作人员授予不同的网站权限,确保信息的安全性。
2. 移动端官网、小程序、APP
将官网的重点关注内容在移动端上做直观展示,如活动介绍、展会信息、大会日程、登记报名、新闻中心、酒店预订、展览展示、网上博览会等,通过对活动相关新闻报道的及时推送、相关活动实时线上传播,加强对外宣传力度,提升与会嘉宾交流互动的参会体验。
3. 会务管理模块
会务管理模块是针对活动会议业务的流程管理与技术支撑服务,主要面向主办方管理人员,覆盖会议电子邀请函、会议报名管理、参会嘉宾日程管理、会场排座管理、分会场管理多项主要功能,为会议服务提供流程管理支撑。
4. 证件管理模块
准确、高效地完成个人信息采集、审核并办理证件。指定类型的证件实现网络化签到、办证。
5. 电子通知模块
电子通知模块主要是能够为主办方提供向目标对象批量发送会议、展览通知,或按照触发规则进行的定向短信推送、邮件推送的功能。由主办方设置规则选定已注册用户或导入未注册人员信息,编辑相关会议、展览的发送内容,向目标用户发送电子通知。
6. 现场管理模块
各类用户参会、参展时,进行会议现场签到、展览现场签到、工作人员任务通知的统一管理。有效提高管理人员的工作效率,控制各会议、展览的现场情况,高效便捷的采用数字化的手段对会务的门禁进行统一管理,提升特殊嘉宾、参展商、参会代表、专业观众对会议、展览的满意程度。
7. 接待管理模块
为确保接待板块的有序、高效、精准以及信息的实时互通,制订接待板块信息化管理。接待管理模块主要包括酒店住宿管理与接机接站管理、酒店报到管理、车辆接送(往返酒店、会场)两大功能模块的开发。
8. 展览展示模块
展览展示模块是会展活动的信息化流程管理与数字化技术支撑服务,包括项目参展商管理、采购商管理、搭建商管理、报馆审图、界面整合服务,数据流打通服务。支撑会展活动的管理业务与服务。
9. 大数据管理模块
以服务政府、组织机构、参会代表、展商、专业观众、社会公众为宗旨,运用统计和网络等先进信息化技术,有效整合各类会展信息资源,按照不同主题、不同频度,将统计后的结果型数据,在用户权限范围内进行发布。主要为系统用户提供数据导入、查重合并、数据查询、数据导出、日志管理等功能。
10. 安保及网络安全要求
通过二级或三级等保,搭建一体化安全引擎、入侵防御系统、DDOS攻击、网页防篡改系统 、数据日志审计及防毒软件等。